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Assemblée générale annuelle 2018

30/09/2018

 

L'assemblée générale annuelle du CoMUM se tiendra le jeudi 4 octobre 2018 à 19h00 au local 1020 du Pavillon Marguerite d'Youville de l'Université de Montréal.
Nous avons un urgent besoin d'agrandir notre équipe! Tous les postes du conseil exécutif sont ouverts! 
-Président(e)
-Secrétaire
-Trésorier(ère)

-Délégué(e) aux affaires externes

-Délégué(e) aux communications et marketing
-Vice-président(e) à la production
*Il faut être étudiant(e) de l'Université de Montréal pour siéger à l'exécutif.


Il est aussi possible de se joindre à l'équipe sans siéger à l'exécutif c'est-à-dire en tant qu'équipe de soutien au conseil exécutif. Il s'agit d'assister les membres de l'exécutif dans leurs tâches.

 

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Voici les responsabilités des membres de l'exécutif:

Le/la président(e) :

-Décide de la tenue des réunions et assemblées et prépare les ordres du jour;

-Préside les réunions du conseil exécutif;

-Est porte-parole du CoMUM;

-Assiste aux réunions mensuelles de l’AHC;

-Ratifie de sa signature tout document engageant le CoMUM;

-Coordonne l’ensemble des activités du CoMUM;

-Assiste les autres membres du conseil exécutif dans la réalisation de leurs tâches;

-Établit les échéanciers de la production annuelle et veille au suivi et au respect de ceux-ci;

-Est responsable de toute autre tâche non-décrite dans ce document.

 

Le/la secrétaire :

-Rédige les procès-verbaux des réunions du conseil exécutif;

-Gère le courrier électronique du CoMUM;

-Rédige et diffuse les communiqués officiels;

-Envoie les convocations aux réunions et assemblées;

-Est responsable principal de la rédaction des demandes de subvention;

-Gère l’organisation et l’accès aux dossiers virtuels du CoMUM, notamment Google drive;

-Assiste le président dans ses tâches;

-Remplace le président en l’absence de celui-ci.

 

Le/la trésorier(ère) :

-Est responsable de la tenue des livres comptables du CoMUM;

-Produit les états financiers du CoMUM;

-Est signataire des chèques du CoMUM;

-Assure le suivi des dépenses;

-Prépare et tient à jour le budget général ainsi que le budget de la production annuelle;

-Gère la vente de billets de la production annuelle;

-Parraine les activités de financement du CoMUM, de concert avec le délégué aux affaires externes.

 

Le/la délégué(e) aux affaires externes :

-Est responsable par défaut de toutes les activités n’étant pas liées directement à la production annuelle;

-Ceci inclut les activités de financement et de réseautage du CoMUM, la mise sur pied de nouveaux projets, les liens avec les autres regroupements de l’UdeM et au-delà;

-S’acquitte de tout autre mandat pertinent tel que déterminé par le conseil exécutif.

 

Le/la délégué(e) aux communications et marketing :

-Est responsable du site internet et des médias électroniques du CoMUM;

-Coordonne les activités du comité marketing de la production annuelle;

-De concert avec le trésorier, planifie et diffuse les promotions sur la vente de billet;

-Est responsable de la publicité liée à la tenue des auditions et au recrutement de nouveaux membres;

-Fait la promotion du CoMUM et de ses activités à l’université de Montréal et au-delà. Ceci inclut l’impression et la pose d’affiche, la préparation de publications en ligne, la présence aux activités de réseautage (notamment à la rentrée) et de financement;

-Peut être appelée à remplacer ou épauler le président dans ses tâches de porte-parole.

 

Le/la vice-président(e) à la production :

-Établit avec le président l’échéancier de la production et assure son suivi;

-Assure la supervision des tâches de l’équipe de direction artistique de la production, ainsi que des divers comités de production (décors, costumes, accessoires, maquillage et coiffure);

-Collabore avec l’équipe de direction pour établir les horaires de répétition et d’audition, et réserve auprès de la direction des immeubles les locaux adéquats pour ces activités;

-Vérifie et contribue à la faisabilité des demandes financières, matérielles ou spirituelles des divers comités, de concert avec le trésorier;

-Est impliqué (à tout le moins comme observateur) dans le processus de sélection de l’équipe de direction artistique;

-Assure le bon déroulement des processus d’audition et de répétition;

-Assure le lien entre le conseil exécutif et l’équipe de direction;

-Veille à l’atteinte des objectifs et standards de qualité artistiques du CoMUM;

-S’acquitte de toute autre tâche directement liée à la production.
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Pour soumettre votre candidature, envoyez une courte lettre de présentation par courriel ---> comum@sae.umontreal.ca. Il s'agit simplement de nous donner un aperçu des candidatures. 
Les candidatures spontanées sur place seront aussi acceptées.

Déroulement de l'élection des membres de l'exécutif:
Pour chaque poste, le président actuel décrira les tâches et répondra aux questions si besoin. Ensuite, chaque personne voulant poser sa candidature devra se présenter (programme d'études, intérêts, compétences, habiletés en lien avec les tâches, etc.). Enfin, tous les membres du CoMUM voteront pour élire leur exécutif.


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Ordre du jour:


A : Points d’ouverture

 

1. Ouverture de la réunion

2. Nomination du présidium d’assemblée

    i. Président(e) d’assemblée

    ii. Secrétaire d’assemblée

3. Adoption de l’ordre du jour

4. Présentation du CoMUM

 

B : Points décisionnels

 

5. Adoption de la nouvelle charte

6. Présentation des États financiers

7. Élections

    a. Président(e)

    b. Secrétaire

    c. Trésorier(ère)

    d. Délégué(e) aux affaires externes

    e. Délégué(e) aux communications et marketing

    f. Vice-président(e) à la production

 

C : Points d’information

 

8. Varia

9. Fermeture de l’assemblée

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N'hésitez pas à nous écrire pour toute question. 
Au plaisir! 

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